Una PMO (Project Management Office, por sus siglas en inglés) es una unidad funcional o departamento dentro de una organización, encargada de estandarizar y mejorar las prácticas de gestión de proyectos. Generalmente, se asume que su función principal es brindar apoyo y supervisión a los proyectos en curso, asegurando que se sigan las mejores prácticas de gestión y que se alcancen los objetivos establecidos.
Las PMO pueden variar en su estructura y alcance, dependiendo de las necesidades y la cultura de la organización. Algunas PMO pueden estar enfocadas en un proyecto específico, mientras que otras pueden ser más amplias y brindar soporte a varios proyectos simultáneamente.
Asimismo, las responsabilidades de una PMO pueden variar según la madurez y el contexto de la organización. Algunas PMO pueden ser centralizadas, con autoridad y control sobre todos los proyectos de la organización, mientras que otros pueden ser más descentralizados, brindando soporte y orientación a los proyectos existentes.
Es posible afirmar que una PMO tiene como objetivo centralizar y optimizar la gestión de proyectos dentro de una organización, ayudando a mejorar la eficiencia, la eficacia, la calidad y los resultados de los proyectos, así como promover el uso de metodologías estandarizadas y la aplicación de las mejores prácticas de gestión de proyectos al interior de la organización.
Un PMO puede desempeñar también un papel clave al proporcionar orientación y apoyo a los gerentes de proyectos y a los equipos de proyectos en la planificación, ejecución y control de sus iniciativas. Algunas de las funciones típicas de un PMO pueden incluir:
- Establecimiento de estándares y metodologías de gestión de proyectos: la PMO define y promueve las mejores prácticas, los procesos y las herramientas de gestión de proyectos que se deben utilizar en la organización. Esto ayuda a garantizar la coherencia y la calidad en la ejecución de los proyectos.
- Gestión de recursos: la PMO puede ser responsable de asignar y gestionar los recursos necesarios para los proyectos, como el personal, el presupuesto y los equipos. También puede realizar un seguimiento del rendimiento de los recursos y optimizar su asignación.
- Supervisión y control: la PMO realiza un seguimiento de los proyectos en curso, supervisando su progreso, identificando posibles desviaciones y tomando medidas correctivas cuando sea necesario. Esto ayuda a garantizar que los proyectos se entreguen a tiempo, dentro del presupuesto y con los resultados deseados.
- Gestión del conocimiento: la PMO recopila, organiza y comparte el conocimiento y las lecciones aprendidas de los proyectos. Esto permite una mejora continua en la gestión de proyectos y evita la repetición de errores.
De forma general, una PMO desempeña un papel fundamental en la gestión de proyectos de una organización al establecer estándares, brindar soporte y supervisar la ejecución de los proyectos para lograr resultados exitosos y consistentes.
El artículo
Project Management Office (PMO) KPI’s (Polarisoft, 2014b) define PMO de
la siguiente manera:
“Una oficina de gestión
de proyectos (PMO) es un grupo interno en una organización que asegura que los
proyectos sean ejecutados y completados exitosamente, y dentro del
presupuesto”.
La Guía del PMBOK (PMI, 2013a, p. 11) define PMO como:
“Una oficina de gestión
de proyectos (PMO) es una estructura de gestión que estandariza los procesos de
gobierno relacionados con el proyecto y hace más fácil compartir recursos,
metodologías, herramientas y técnicas.”
En ambas definiciones se ve que es común la descripción de la PMO como un grupo o estructura funcional dentro de una organización que asegura o propende por la eficacia y eficiencia en el ámbito de gestión de proyectos. De acuerdo con las cifras del informe Pulso de la Profesión de PMI: The High Cost of Low Performance (PMI, 2014, p. 14), las investigaciones realizadas indican que el porcentaje de empresas que reportan tener un PMO sus niveles de eficiencia se mantienen alrededor del 69%.
1. Marcos de trabajo de la PMO
El informe Pulso de la Profesión de PMI: Marcos de trabajo de la PMO (PMI, 2013a, p. 6), trasciende las clasificaciones tradicionales, proponiendo un enfoque basado en ámbitos (marcos) de trabajo, e identifica en este sentido las siguientes variantes: PMO unidad organizacional, PMO específica del proyecto, Oficina soporte de proyecto, Centro de excelencia y PMO empresarial. (Figura 1).
- PMO unidad organizacional: proporciona servicios afines para respaldar una unidad o división de negocios dentro de una organización, incluidos entre otros la gestión de carteras, gobernanza, respaldo operativo de proyectos y utilización de recursos humanos.
- PMO específica para un proyecto: brinda servicios relacionados con un proyecto, en calidad de entidad temporal establecida para respaldar un proyecto o programa específico. Puede incluir la gestión de datos de apoyo, la coordinación de la gobernanza y presentación de informes y actividades administrativas para respaldar al equipo del proyecto o el programa
- Oficina de soporte: proporciona los procesos que faciliten un apoyo continuo para las labores de gestión del proyecto, programa o cartera en toda la organización. Aplica la gobernanza, procesos, prácticas y herramientas establecidas por la organización y brinda un apoyo administrativo para las labores del proyecto, programa o cartera dentro de su dominio
- PMO Centro de excelencia: Respalda las tareas de los proyectos al equipar a la organización con metodologías, estándares y herramientas que permiten a los gerentes de proyecto entregar mejor los proyectos. Aumenta la capacidad de la organización mediante la aplicación de buenas prácticas y un punto de contacto central para los gerentes de proyecto.
- PMO Empresarial: es la PMO de más alto nivel en las organizaciones que cuentan con una. Se encarga con frecuencia de alinear las tareas de proyectos y programas a la estrategia corporativa, establecer y asegurar la adecuada gobernanza empresarial y ejercer funciones de gestión de carteras para garantizar la alineación de la estrategia y la realización de beneficios.
2. Tipos de PMO
Existen diversos tipos de PMO, definidos básicamente por la influencia y grado de control sobre los proyectos en el ámbito organizacional (PMI, 2013a).
Casey & Peck (2001) identifican tres tipos de PMO: Estación Meteorológica, Torre de Control y Pool de Recursos.
La PMO del tipo Estación
Meteorológica aborda la necesidad de los ejecutivos de las organizaciones
de saber que está sucediendo con los proyectos en los cuales han invertido su dinero, mediante la
generación de reportes (dirigidos a los ejecutivos o cualquier otra persona que
tenga esta necesidad de información) de desempeño y eventos, sin influir en la
dirección del proyecto. Esta PMO puede incluir funciones de mantenimiento de
una base de datos de lecciones aprendidas, archivos históricos de otros
proyectos y elementos de acción.
La PMO del tipo Torre
de Control aborda la necesidad de mejorar la gestión de proyectos en
aquellas organizaciones donde existen problemas relacionados con:
entrenamiento, metodologías, no aplicación o documentación de lecciones
aprendidas, uso no estandarizado de herramientas y sistemas. La PMO tipo Torre
de Control hace posible la mejora en la gestión de proyectos mediante las
siguientes funciones: establece, refuerza y mejora estándares para la gestión
de proyectos, desarrolla metodologías y procedimientos para seguir los
estándares, entrenamiento y capacitación.
La PMO del tipo Pool
de Recursos aborda el problema de las organizaciones que adolecen de falta de
personal calificado como directores de proyectos, mediante la disponibilidad de
un inventario de recursos calificados en gestión de proyectos. La gestión de la
PMO es evaluada según desempeño de este pool de recursos.
Otra taxonomía interesante es la propuesta en la Guía del PMBOK, 5ª. ed (PMI, 2013a), que clasifica los tipos de PMO de la forma que a continuación se presenta:
- De apoyo. Este tipo de PMO desempeña un rol consultivo para los proyectos, suministran plantillas, mejores prácticas, capacitación, acceso a la información y lecciones aprendidas de otros proyectos. Comúnmente sirve como un repositorio de proyectos. Desde el punto de vista del control que ejercen, se considera que su grado es reducido.
- De control. Una PMO de control proporciona soporte y exige cumplimiento por diferentes medios. Este cumplimiento puede implicar la adopción de marcos o metodologías de dirección de proyectos a través de plantillas, formularios y herramientas específicos, o conformidad en términos de gobierno. Este tipo de PMO ejerce un grado de control moderado.
- Directiva. Las PMO de tipo directivas ejercen el control de los proyectos asumiendo la propia dirección de los mismos. Se considera que el grado de control que ejercen sobre los proyectos es elevado.
- Oficina de Proyectos: Su objetivo fundamental es producir los entregables del proyecto de acuerdo con el cronograma y el presupuesto, garantizando el buen uso de los recursos. Aplica prácticas efectivas para el desempeño y supervisión de los proyectos, y cuando es posible aplica procesos estándares de ciclo de vida.
- PMO Básica: Procura una metodología estándar para la dirección de los proyectos, garantizando su repetibilidad y su aplicación en todos los proyectos, son importar su naturaleza. Introduce procesos críticos y prácticas de gestión de proyectos:
- Identifica y desarrolla procesos críticos.
- Gestiona el uso de procesos críticos en proyectos interlazados.
- Identifica las mejores prácticas.
- PMO Estándar: Garantiza el desarrollo de capacidades e infraestructura para el buen gobierno y apoyo a los proyectos, procurando un clima estable para la dirección de los mismos. Establece y monitorea el uso de una metodología completa para la dirección de proyectos:
- Proporciona cobertura completa del ciclo de vida del proyecto.
- Integra procesos técnicos.
- Desarrolla la metodología para la formación de los miembros de los equipos de proyectos.
- PMO Avanzada: Aplica capacidades y procesos especializados para la dirección de proyectos, procurando alcanzar los objetivos del proyecto. Mejora el contenido de la metodología integral para la dirección de proyectos y monitorea su uso:
- Integra procesos de negocio
- Optimiza la alineación automatizada de herramientas
- Facilita el uso de la metodología en las unidades de negocio de alto valor.
- Centro de Excelencia: Garantiza una cultura de mejoramiento continuo con respecto a las prácticas de dirección de proyectos, y coordina las interacciones con las áreas funcionales de la empresa para alcanzar los objetivos estratégicos del negocio. Realiza análisis continuo de la metodología de dirección de proyectos:
- Examina las variaciones de los procesos de dirección de proyectos en las unidades de negocio
- Evalúa el uso de la metodología, garantizando la mejora continua del proceso.
3. Funciones de la PMO
El PMI (2013b) señala que una función fundamental de una PMO es brindar apoyo a los directores del proyecto de diferentes formas, que pueden incluir, entre otras:
- Gestionar recursos compartidos a través de todos los proyectos dirigidos por la PMO.
- Identificar y desarrollar una metodología, mejores prácticas y estándares para la dirección de proyectos.
- Entrenar, orientar, capacitar y supervisar.
- Monitorear el cumplimiento de los estándares, políticas, procedimientos y plantillas de la dirección de proyectos mediante auditorías de proyectos;
- Desarrollar y gestionar políticas, procedimientos, plantillas y otra documentación compartida de los proyectos (activos de los procesos de la organización); y
- Coordinar la comunicación entre proyectos.
Por otro lado, y de acuerdo con el informe Pulso de la Profesión de PMI: Marcos de trabajo de la PMO (PMI, 2013b, p. 7) las siguientes se pueden considerar como las funciones primarias de una PMO (ver Figura 1):
Figura 1. Principales tipos de PMO y
sus funciones primarias
Fuente:
(PMI, 2013c)
- Estándares, metodologías y procesos:
definición de metodologías, definición de indicadores, desarrollo y mejora
de procesos.
- Gestión de entrega de proyectos/programas:
definir objetivos de negocio, gestión de recursos, gestión de
programas/costos/alcances, gestión de resultados, gestión del riesgo,
gestión de interesados, gestión de las comunicaciones e integración de
proyectos.
- Gestión del portafolio: priorización,
alineación estratégica, informes de portafolio, gestión de la distribución
de recursos, análisis de oportunidades de inversiones, gestión de riesgos,
rastreo/presentación de informes sobre la realización de beneficios.
- Gestión del talento: entrenamiento, carrera y
desarrollo profesional, desarrollo
de habilidades y capacidades, y acreditación de
calificación/certificación.
- Gestión de la gobernanza y el desempeño:
información de desempeño, escalamiento de incidentes, distribución de
información, indicadores, cumplimiento, gestión financiera, gestión del
desempeño de la PMO.
- Gestión del cambio organizacional:
satisfacción de los clientes/interesados, manejo de la resistencia,
evaluación de la preparación, gestión de los interesados, comunicaciones.
- Administración y soporte: herramientas
(abastecimiento/implementación/soporte), consultoría, soporte de IT/IS.
- Gestión del conocimiento: definición de
políticas de gestión del conocimiento, gestión de la propiedad intelectual,
lecciones aprendidas, gestión de contenidos y colaboración.
- Planificación estratégica: confirmación de
prioridades estratégicas, definición de objetivos de negocio y alineación
con iniciativas, análisis del entorno y análisis de oportunidades.
4. Key Performance Indicators (KPI) de una PMO
El artículo Project Management Office (PMO) KPI (Polarisoft, 2014b) indica que los Key Performance Indicators o Indicadores claves de desempeño (KPI) ayudan a las organizaciones a definir sus objetivos y a medirlos en contra de los KPI. Los KPI de una PMO son de gran relevancia dado que permiten a las organizaciones determinar si la PMO aporta el valor esperado por la organización y demostrar que la PMO vale la pena y cuan eficaz es. Este mismo artículo señala que los KPI, deben ser siempre medibles financieramente e indica los siguientes cinco tips para establecer unos KPI adecuados en las PMO y tres ejemplos de posibles KPI para una PMO:
- Los KPI de una PMO deben enfocarse: con
demasiados KPI es muy probable perder el enfoque sobre lo que se está
tratando de alcanzar. Los KPI deben mantenerse balanceados, medibles y
enfocados, representativos de como el desempeño de la PMO es crítico para
el éxito global de la organización.
- Los KPI de una PMO deben reflejar lo que se
hace: de acuerdo con el tipo de PMO y de organización, las funciones de
una PMO pueden variar ampliamente, un mismo KPI no es aplicable para
todas. Cuando se establecen los KPI se debe asegurar que ellos midan las
funciones centrales de la PMO. Por ejemplo si la función principal de la
PMO es el entrenamiento, se debe medir horas de entrenamiento contra
número de directores de proyectos certificados dentro de la organización.
- Lugar para las métricas suaves: las métricas
suaves pueden usarse para ilustrar como la existencia de la PMO impacta el
resultado final. Por ejemplo una PMO que entrena un número de directores
de proyecto está ayudando a esos directores de proyectos a entregar más
eficientemente, lo cual en última instancia tiene un impacto positivo
sobre los resultados finales.
- Colaboración: los líderes de la PMO deben
trabajar con los interesados para
acordar como se puede medir la eficacia de la PMO. El líder de la PMO
deben comprender qué clase de ROI la organización espera y establecer esa
función en la PMO. Esta expectativa de ROI puede cambiar a medida que
cambian las necesidades de la organización, la función de la PMO debe
permanecer expectante para adaptarse al cambio y medirse contra este.
- No deje los KPI en el armario: una vez se
hayan acordado los KPI la PMO necesita poner en marcha un proceso para
localizar, recolectar y hacer seguimiento a los datos. Se necesita revisar
el desempeño sobre una base regular. La comparación de datos mes a mes, o
año a año es una poderosa manera de demostrar la efectividad de la PMO.
Usando las herramientas disponibles, la PMO está en mejor posición para
suministrar cuadros de mando efectivos y reportes que represente realmente
el desempeño del KPI.
Los
siguientes son tres ejemplos de posibles KPI para un PMO (Figura 2):
- Oficina de Gestión de Proyecto KPI ROI (Return of investment): el ROI es
un KPI importante para la alta dirección, sin embargo es un poco más
difícil de medir para una PMO. La PMO establece un marco de referencia en
el cual se construye el éxito, por lo cual este KPI es una métrica suave
que muestra la influencia de la PMO en el desempeño global de la
organización.
- Oficina de Gestión de Proyecto KPI (Time to market): este es un KPI
fácil de construir. La PMO debe incrementar la velocidad a la cual los
proyectos son entregados mejorando así el tiempo de lanzamiento al
mercado. Lo mismo sucede con un mejor cumplimiento del cronograma de los proyectos
que ayuda a asegurar que el producto cumpla con su fecha de lanzamiento.
- Oficina de Gestión de Proyecto KPI (Resource utilization): una PMO
eficaz asegura que el tiempo está siendo utilizado de la manera más
eficiente posible, mediante la asignación de recursos a las tareas que son
más adecuadas para ellos. La construcción de un KPI en torno a este
principio hará énfasis en el valor que la organización recibe de sus
propios recursos.
Figura 2. PMO KPI
Bibliografía
Casey, W. y Peck, W. (2001). Choosing the right PMO setup. Recuperado de http://www.elg.net/articles/choosing-right-pmo-setup/.
Hill, G. (2014). The Complete Project Management Office Handbook
(3th Ed). Florida, USA: Taylor &
Francis Group.
Polarisoft (2014a).
Project Management Office (PMO) KPI. Recuperado de http://www.polarisoft.com
Polarisoft (2014b).
What is a Project Management Office? Recuperado de http://www.polarisoft.com/
Project
Management Institute. (2013a). Guía de
los fundamentos para la dirección de proyectos (5ª ed). Pennsylvania: PMI
Publications.
Project
Management Institute. (2013b). Pulso de
la Profesión de PMI: Marcos de trabajo de la PMO. Recuperado de: http://www.pmi.org/~/media/PDF/Knowledge%20Center/Spanish/pmo-frameworks-report.ashx
Project Management Institute. (2013c). Pulso de la Profesión de PMI: In-Depth
Report. The Impact of PMOs on Strategy Implementation. Recuperado de http://www.pmi.org/~/media/PDF/Publications/PMI-Pulse-Impact-of-PMOs-on-Strategy-Implementation.ashx
Project Management Institute. (2014). Pulso de la Profesión de PMI: The High
Cost of Low Performance. Recuperado
de http://www.pmi.org/~/media/PDF/Business-Solutions/PMI_Pulse_2014.ashx
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