El proyecto no vive en el software: reflexiones sobre MS Project y la gestión real

En el ámbito de la gestión de proyectos, pocas herramientas han alcanzado el nivel de difusión y reconocimiento de Microsoft Project (MS Project). Para muchos equipos y organizaciones, su uso se ha vuelto casi sinónimo de “gestionar un proyecto”: si hay un cronograma en MS Project, pareciera que el proyecto está bajo control. Sin embargo, esta percepción, tan extendida como peligrosa, suele ocultar una comprensión limitada de lo que realmente es la herramienta y de lo que puede (y no puede) aportar al ejercicio gerencial.

¿Qué es realmente MS Project?

MS Project es un software especializado para la planificación, programación, seguimiento y control de proyectos, diseñado para procesar información asociada principalmente a cronogramas, recursos y costos. Su funcionamiento se basa en modelos formales de dirección de proyectos ampliamente aceptados a nivel internacional, lo que le permite estructurar y relacionar actividades, duraciones, dependencias, calendarios y asignaciones de recursos de forma coherente.

En términos simples, MS Project actúa como un motor de cálculo que integra múltiples variables del proyecto y genera resultados derivados de esa interacción: fechas de inicio y fin, rutas críticas, holguras, cargas de trabajo, costos previstos y reales, entre otros. No es un simple editor de diagramas de Gantt, aunque esa sea su representación más visible y utilizada.

Comprender este punto es fundamental: MS Project no “dibuja” cronogramas; los calcula.

Figura 1. Vista Diagrama de Gantt

La ilusión del dominio operativo

La mayoría de los usuarios aprende MS Project de forma práctica: creando tareas, enlazándolas con precedencias, asignando duraciones y, eventualmente, recursos. Con el tiempo, se adquiere cierta destreza operativa que permite producir cronogramas visualmente correctos y reportes aceptables.

No obstante, cuando el proyecto entra en escenarios de presión (ajustes de fechas, compromisos contractuales, restricciones presupuestales o decisiones estratégicas), surge una sensación recurrente de incertidumbre. Aparecen resultados que sorprenden: tareas que cambian de duración sin intervención aparente, fechas que se desplazan, costos que no coinciden con lo esperado.

En ese momento, muchos gestores dejan de confiar en la herramienta y recurren a métodos paralelos: hojas de cálculo, cronogramas simplificados o incluso cálculos manuales. Paradójicamente, el problema no suele estar en MS Project, sino en el nivel de comprensión con el que se está utilizando.

El núcleo del asunto: el manejo del cronograma

El corazón de MS Project es la gestión del cronograma. Todas las demás variables, recursos, trabajo, costos, se articulan alrededor de cómo se define y se gobierna el cronograma del proyecto. En este contexto, los calendarios (del proyecto, de los recursos y de las tareas) juegan un papel decisivo.

Una definición imprecisa de calendarios, jornadas laborales, días no laborables o excepciones puede alterar por completo los resultados del cronograma. Sin embargo, estos elementos suelen ser subestimados o configurados de manera automática, sin un análisis consciente de sus implicaciones.

El resultado es un modelo que “funciona”, pero que no representa fielmente la realidad del proyecto.

MS Project como sistema de información, no como gestor autónomo

Un error conceptual frecuente es atribuirle a MS Project un rol que no le corresponde. La herramienta no gestiona proyectos; gestiona información del proyecto. Procesa datos de entrada bajo ciertas reglas y entrega resultados coherentes con ese modelo.

La responsabilidad de interpretar esa información, validar sus supuestos y convertirla en decisiones sigue recayendo en el gestor del proyecto. En este sentido, MS Project es un aliado poderoso, pero nunca un sustituto del criterio profesional, del conocimiento del contexto organizacional ni de la comprensión estratégica del negocio.

Esto explica por qué, en algunos procesos de la dirección de proyectos, especialmente los relacionados con la planificación del cronograma y los costos, su papel es central, mientras que en otros ámbitos, como la gestión de interesados o las decisiones estratégicas, su aporte es indirecto o marginal.

Entre el método y la cultura organizacional

El valor real de MS Project también está condicionado por la madurez de la organización en gestión de proyectos. En entornos donde no existen definiciones claras de alcance, donde los cambios son constantes y poco controlados, o donde no se respeta la disciplina del seguimiento, ningún software puede garantizar resultados confiables.

Por el contrario, cuando la herramienta se integra a un marco metodológico claro, alineado con buenas prácticas y acompañado de una cultura de uso responsable de la información, MS Project se convierte en un soporte clave para reducir la incertidumbre y mejorar la toma de decisiones.

Figura 2. Vista Gráfico de Recursos

MS Project y su apoyo a las Áreas de Conocimiento de la Guía del PMBOK

Para comprender el verdadero alcance de MS Project, resulta útil observarlo no como una herramienta aislada, sino como un soporte que dialoga con las áreas del conocimiento de la dirección de proyectos definidas por la Guía del PMBOK (6a. Ed.). Lejos de cubrirlas todas por igual, el software concentra su mayor fortaleza en aquellas donde el manejo estructurado de la información es crítico, y ofrece un apoyo complementario en las demás. La siguiente tabla sintetiza cómo MS Project contribuye de manera transversal a cada una de estas áreas, desde una perspectiva gerencial y no meramente operativa.

Tabla 1. Contribución de Project a la Gestión de las Áreas de Conocimiento

Área del conocimiento (Guía del PMBOK)	Cómo contribuye MS Project	Alcance gerencial
Gestión de la integración del proyecto	Centraliza la información clave del proyecto (cronograma, costos, avances) y permite consolidar una visión integrada para el seguimiento y el control. Facilita la coherencia entre planificación y ejecución, aunque no reemplaza la toma de decisiones integradoras.	Apoyo
Gestión del alcance del proyecto	Permite estructurar el alcance mediante tareas y tareas resumen, reflejando la EDT en el cronograma. Ayuda a visualizar el trabajo incluido y a detectar omisiones o expansiones no controladas del alcance.	Significativo
Gestión del cronograma	Es su núcleo funcional. Modela actividades, secuencias, duraciones, calendarios y dependencias, calculando fechas, holguras y rutas críticas. Hace visible el impacto temporal de cualquier cambio.	Esencial
Gestión de los costos del proyecto	Integra costos a partir del trabajo y la asignación de recursos. Permite estimar, consolidar y controlar el presupuesto, así como analizar desviaciones mediante técnicas como el valor ganado.	Esencial
Gestión de la calidad del proyecto	No gestiona la calidad directamente, pero permite planificar actividades asociadas a aseguramiento y control de calidad, y verificar si estas se ejecutan según lo programado.	Apoyo
Gestión de los recursos del proyecto	Facilita la definición, asignación y control de recursos, mostrando cargas de trabajo, sobreasignaciones y disponibilidad. Ayuda a balancear el uso de recursos en función del cronograma.	Significativo
Gestión de las comunicaciones del proyecto	Sirve como fuente estructurada de información para reportes, cronogramas ejecutivos y estados del proyecto, aunque la estrategia de comunicación depende del gestor.	Apoyo
Gestión de los riesgos del proyecto	No identifica riesgos por sí mismo, pero permite modelar sus efectos a través de ajustes en duraciones, costos, reservas y escenarios alternativos. Hace visible el impacto de los riesgos en el plan.	Apoyo
Gestión de las adquisiciones del proyecto	Apoya la planificación y el control de contratos y suministros al integrarlos como actividades con costos y fechas, facilitando su seguimiento dentro del cronograma general.	Apoyo
Gestión de los interesados (stakeholders)	Su aporte es indirecto: permite reflejar compromisos, hitos y entregables asociados a interesados clave, pero la gestión relacional excede el alcance del software.	Apoyo

Usar MS Project con criterio gerencial

Aprovechar MS Project en toda su dimensión implica ir más allá del uso instrumental. Supone entender:

• que el cronograma es un modelo, no la realidad misma;

• que los resultados dependen de supuestos explícitos e implícitos;

• que la herramienta apoya, pero no reemplaza, el juicio del gestor;

• y que su mayor fortaleza está en hacer visible la complejidad del proyecto, no en simplificarla artificialmente.

Usar MS Project con criterio gerencial implica, en última instancia, renunciar a la comodidad de delegar el pensamiento en la herramienta. Significa aceptar que ningún software, por robusto y difundido que sea, puede sustituir la responsabilidad intelectual de comprender el proyecto, cuestionar sus supuestos y anticipar sus tensiones. El cronograma no es una verdad revelada, sino una hipótesis de trabajo; los costos calculados no son certezas, sino escenarios; y la ruta crítica no es un destino inevitable, sino una señal de alerta que exige lectura estratégica. 

Cuando MS Project se usa sin reflexión, se convierte en un ritual burocrático que tranquiliza, pero no orienta. Cuando se usa con madurez, en cambio, revela la complejidad del proyecto y obliga al gestor a tomar posición. Tal vez la pregunta incómoda no sea si dominamos MS Project, sino si estamos dispuestos a asumir el proyecto más allá de lo que el software nos muestra.

Referencias

• Project Management Institute. (2021). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (7ª ed). Pennsylvania: PMI Publications.
• Project Management Institute. (2017). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (6ª ed). Pennsylvania: PMI Publications.

Instalación de Microsoft Project 2016 - Guía paso a paso

1. Utilizando un navegador de Internet, inicie sesión en www.hotmail.com con una cuenta de correo Microsoft (Hotmail, Outlook, MSN, etc.):

2. Abra una nueva pestaña en el navegador de Internet, e ingrese a la dirección:  www.microsoft.com/es-es/evalcenter/evaluate-project-professional-2016 

3. Aparece la página de Project Professional 2016 – Evaluation | 60 días. Aquí deberá hacer click en el botón  Sign in , si no se ha registrado antes en el Centro de Evaluación de Microsoft.

4. Seguidamente le aparece el botón  Register to continue , haga clic aquí para continuar:

En la siguiente página le aparecerá la información de registro. Los datos de identificación son obtenidos de su perfil de la cuenta de correo. Adicionalmente, deberá diligenciar lo siguiente:

a. Localidad o país: Seleccione “Colombia” en la lista desplegable.

b. ¿Cuál es su función principal en su compañía u organización?: Seleccione el cargo que más se asemeje al que desempeña o simplemente señale “Estudiante”.

c. ¿Cuál es la versión del software que desearía instalar?: Deberá indicar si desea instalar una versión de Microsoft Project para 64 Bits o 32 Bits, esto dependerá de las características de su computador. En equipos antiguos solo aparecerá activa la versión de 32 Bits.

d. Señale el idioma del producto que desea descargar. Seleccione la opción “Spanish” (Español)

e. Para suscribirse, seleccione las comunicaciones siguientes y el formato de envío que prefiere (HTML o Texto): Seleccione únicamente el botón que indica la opción HTML. Si señala la casilla “Suscribir”, le llegarán a su correo boletines informativos de productos Microsoft (No lo recomiendo).

f. Preferencias de comunicación: Le recomiendo señalar solamente la casilla correspondiente a la opción “Mi dirección de correo electrónico”.

5. Una vez completado el formato de registro, haga clic en el botón  Continue . Recuerde que durante el periodo de prueba de Microsoft Project usted recibirá tres correos con información relacionada con la mejora de su experiencia utilizando la herramienta. (Haga caso omiso de esos correos)

6. Seguidamente aparecerá la página en que le presentan la clave asignada a su versión de Project 2016 (Es recomendable imprimir esta página, con el fin de conservar la clave).

7. La descarga del programa instalador deberá iniciar automáticamente (verifique en la “Barra de descargas”, ubicada en la parte inferior izquierda de su navegador). Si la descarga no inició automáticamente, haga clic en el botón Download:

8. Cuando haya completado la descarga deberá hacer clic en el botón en la “Barra de descargas” para iniciar la instalación de Microsoft Project 2016.

9. Si su sistema operativo le solicita autorización para instalar un nuevo programa, haga clic en el botón “Si”.

10. Seguidamente aparecerá la pantalla de preparación de la instalación.

11. Ahora verá la pantalla de Instalación de Office y el mensaje de “Terminaremos en un momento”, espere a que este proceso termine (puede demorar algunos minutos).

12. A continuación podrá ver la ventana que indica que su Project 2016 ha sido instalado. De igual forma, a su cuenta de correo será enviado un mensaje con el asunto “Microsoft Project Professional 2016: Get Started!‏”, lo que indica que usted ha descargado exitosamente una versión de prueba de Microsoft Project 2016, que podrá utilizar durante 60 días.

13. Para comenzar, abra el menú Inicio de Windows y vaya a sus programas de Microsoft Office o busque en sus aplicaciones y ejecute Project 2016.

14. Le aparecerá una ventana de “Activar Office”. Para activar su versión de prueba tendrá dos opciones:

a) Podrá ingresar la dirección de correo asociada con la instalación de Project 2016, y registrarse en el inicio de sesión Hotmail.

b) O simplemente, deberá ingresar la clave de producto que se le generó en el paso No. 6 de esta Guía.

15. Felicitaciones, la instalación de Microsoft Project 2016 ha terminado y el aplicativo se encuentra listo para ser utilizado. Ya puede hacer clic la opción “Nuevo” | “Proyecto en blanco” para comenzar ¡Adelante!

Instalación de Microsoft Project 2013 - Guía paso a paso

A continuación les comparto una guía paso a paso para instalar una versión de evaluación de Microsoft Project 2013:

1.       Utilizando un navegador de Internet, inicie sesión en www.hotmail.com con una cuenta de correo Microsoft (Hotmail, Outlook, Msn, etc):

2.      Abra una nueva pestaña en el navegador de Internet e, ingrese a la dirección: https://technet.microsoft.com/es-es/evalcenter/hh973401.aspx

3.      Haga clic en el botón verde “EMPIECE AHORA”:

4.      Deberá abrirse la página Centro de Perfiles, en la que se presentan algunos datos que son obtenidos del perfil de su cuenta de correo:

Adicionalmente, deberá diligenciar los siguientes datos:

a.      ¿Qué versión de software desea descargar?: Deberá indicar si desea instalar una versión de Microsoft Project para 64 Bits o 32 Bits, esto dependerá de las características de su computador. En equipos antiguos solo aparecerá activa la versión de 32 Bits.

b.      Localidad o país: Seleccione “Colombia” en la lista desplegable.

c.  ¿Cuál es su función principal en su compañía u organización?: Seleccione el cargo que más se asemeje al que desempeña o simplemente señale “Estudiante”.

d. Para suscribirse, seleccione las comunicaciones siguientes y el formato de envío que prefiere (HTML o Texto): Seleccione únicamente el botón que indica la opción HTML. Si señala la casilla “Suscribir”, le llegarán a su correo boletines informativos de productos Microsoft (No lo recomiendo).

e.  Teléfono de trabajo: Ingrese su número de celular con el formato: +57 – 0 – Número telefónico. Es importante señalar que el número +57 aparece automáticamente al seleccionar “Colombia” en la lista de países.

f. Preferencias de comunicación: Le recomiendo señalar solamente la casilla correspondiente a la opción “Mi dirección de correo electrónico”.

5.      Una vez completado el formato del Centro de perfiles, haga clic en el botón “Continuar”.

6.      Seguidamente aparecerá la página “Project 2013” en que le presentan la clave de Microsoft Project (Es recomendable imprimir esta página, con el fin de conservar la clave).

7.      Elija el idioma del software para descargarlo.

8.      Después de seleccionar el idioma, deberá abrirse una nueva página de forma automática. Si no abre la página de “TechNet Evaluation Center”, haga clic en el botón “Descargar”.

9.      En la página de “TechNet Evaluation Center”, deberá hacer clic en el botón verde “Empezar ahora – Descargar la evaluación”:

10.   Seguidamente se abrirá la página de “Office Evaluations”, haga clic en el botón “Register to continue”, debajo del área “Download”:

11.    En esta misma página será desplegado el formato para ingresar la información del usuario que realizará la descarga de Microsoft Project. Verifique los datos que ingresó en la página “Centro de Perfiles” (Numeral 4 de la presente Guía) y haga clic en el botón “Continue”:

12.   Seguidamente deberá seleccionar nuevamente el idioma de descarga (haciendo click en la opción “Spanish”). Para proseguir haga clic en el botón “Continue”:

13.   En el área de “Download” aparecerá nuevamente la clave de acceso asignada para autorizar el uso de Microsoft Project, y la descarga deberá iniciar automáticamente (verifique en la “Barra de descargas”, ubicada en la parte inferior izquierda de su navegador). Si la descarga no inició automáticamente, haga clic en el botón “Download”:

14.   A su cuenta de correo será enviado un mensaje con el asunto “Microsoft Project Professional 2013: Get Started!‏”, lo que indica que usted ha descargado exitosamente una versión de prueba de Microsoft Project 2013, que podrá utilizar durante 60 días.

15.   Cuando haya completado la descarga deberá hacer clic en el botón en la “Barra de descargas” para iniciar la instalación de Microsoft Project 2013.

16.   Si su sistema operativo le solicita autorización para instalar un nuevo programa, haga clic en el botón “Si”.

17.   Cuando aparezca la ventana de “Términos de licencia para software de Microsoft” señale la casilla de “Acepto los términos del contrato” y haga clic en el botón “Continuar”.

18.   En la ventana “Elija la instalación que desee” haga clic en el botón “Instalar ahora”:

19.   Felicitaciones, la instalación de Microsoft Project 2013 ha terminado y el aplicativo se encuentra listo para ser utilizado. Para comenzar, abra el menú Inicio de Windows y vaya a sus programas de Microsoft Office.