Introducción a la Comunicación

Tipos de Sistemas de Información

Enfoque Sistémico de las Organizaciones

Basado en un fragmento del Libro: Torres, G. y Redondo, A. (2004). Gestión en Educación. Serie Abriendo Nuestra Escuela a las TIC. Barranquilla: Fondo Editorial Uniatlántico

Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados que interactúan entre sí para alcanzar un objetivo común. En su dinámica de intercambio los elementos conforman un todo indisoluble que caracteriza al sistema y que determina su función o razón de ser. Más allá de la totalidad, algunos elementos pueden estar agrupados de acuerdo con características o funciones similares, conformando subsistemas, que es un subconjunto de componentes del sistema con características funcionales complementarias. Cada componente desempeña un rol funcional dentro del sistema; a ese rol se le denomina atributo.

Generalmente los sistemas se desenvuelven en un entorno en el que interactúan con otras organizaciones con características similares; la correlación de sistemas conforma un suprasistema: macro-organizaciones que establecen condiciones determinantes para el desempeño del sistema, que lo evalúan, le exigen adaptabilidad, evolución y, generalmente, mejoramiento continuo.

Desde la génesis de la teoría de sistemas, también denominada teoría holística, se ha utilizado el criterio de intercambio con el entorno para clasificar los sistemas en abiertos y cerrados. Se dice que el término de sistema cerrado es estrictamente conceptual, ya que hace alusión a un sistema que no presenta relaciones de intercambio con su entorno, y en la práctica esto resultaría técnicamente imposible. Se define un sistema abierto como aquel que establece relaciones de intercambio con su entorno.

Otra clasificación se establece con base en la naturaleza del sistema: se dice que un sistema es natural cuando ha surgido de forma espontánea, producto de la dinámica de la naturaleza; un sistema es artificial cuando ha sido fabricado por el hombre para satisfacer una determinada necesidad individual o colectiva.

Entre los elementos constitutivos de los sistemas abiertos se encuentran:

• Entradas: elementos que constituyen los insumos del sistema o aquellos que obtiene del entorno
• Salidas: bienes o servicios que el sistema aporta al entorno como producto terminado en el desarrollo de su función
• Proceso: conjunto de pasos lógicamente organizados, mediante los cuales el sistema desarrolla su función de transformación de las entradas para aportarles un valor agregado que los convierta en elementos de utilidad para el entorno.
• Retroalimentación: mecanismos de control de los sistemas, a través del cual se evalúa el desempeño real del sistema, respecto a expectativas, planes o necesidades iniciales
• Entorno (medio): ambiente en que se desenvuelve el sistema y con el cual se establece una relación dialéctica, el sistema es capaz de influir el entorno, el entorno es capaz de influir el sistema.
• Fronteras: a través de este término se denomina a los límites de acción del sistema, es decir, hasta dónde llega su radio de acción, de influencia sobre el entorno (Ver Figura No. 1).

Figura 1. Elementos de un sistema abierto

Algunas de las características básicas que definen un sistema abierto son:

• El sistema se interrelaciona con el entorno o medio en el que actúa: intercambia elementos con el entorno, los transforma y los devuelve al medio, generándose una corriente de entradas y salidas que permite el estudio del comportamiento del sistema como caja negra; 
• en función de los procesos de transformación (relación entre los flujos de entrada y salida) se consiguen los objetivos preestablecidos; 
• el sistema dispone de funciones y mecanismos de control y autorregulación (retroalimentación) que permiten conducir y adaptar el proceso de transformación para la consecución de los fines deseados; 
• la relación entre los flujos de entrada y salida ha de ser tal que permita que el sistema se mantenga en un equilibrio homeostático. (Fernández, 1997) 

La visión de las organizaciones como organismos sistémicos ha cambiado significativamente la forma de analizarlas y sobre todo de mejorarlas continuamente, en esta fusión disciplinar radica el aporte de la Teoría de Sistemas a las teorías modernas de la gestión. Se dice que las organizaciones empresariales son un sistema socio-técnico abierto, en la medida en que vinculan el componente técnico propio de su actividad operacional, a la función social comprometida con el desarrollo humano y a la consecución de instancias superiores de la sociedad.

La empresa es un sistema socio-técnico abierto, inmerso en un entorno socio-económico determinado, con el que intercambia información y energía (en sus diferentes formas), estructurándose para alcanzar unos objetivos de índole económica, disponiendo de una serie de medios humanos, materiales e instrumentales, que combina en el desarrollo de diversas actividades transformadoras, bajo una organización basada en un conjunto de relaciones sometidas a una única dirección, constituyendo una unidad de decisión. Aparece así la empresa como una unidad económica de producción, como un elemento más del sistema económico. (Fernández, 1997)

La Institución Educativa como un sistema

La institución educativa es un sistema abierto cuya orientación está basada primordialmente en los procesos más que en el producto.  Podemos decir que la institución educativa que es coherente con la cultura en la que está inmersa adecua su visión, misión y filosofía a las necesidades de formación que existen en el contexto enmarcando en el PEI las diversas estrategias que permiten el correcto desarrollo de los procesos administrativos y pedagógicos en forma efectiva mediante un trabajo organizado, planificado y controlado. La distribución y utilización de los recursos y la interconexión de los niveles o subsistemas que la conforman permiten que ella se intercomunique con otros sistemas relacionándola con el suprasistema educativo nacional.

Equilibrio Homeostático: condición de proporcionalidad entre los elementos de entradas de un sistema y sus salidas.

Contemplada así la institución educativa puede mirarse desde la óptica de la teoría de sistemas e identificar en ella los diferentes componentes del mismo:

• Entradas: son los insumos, recursos no sólo económicos, técnicos y humanos, son también los planes, la legislación educativa, los reglamentos, las políticas y los apoyos para lograr los objetivos.
• Salidas: o producto, El estudiante formado, los logros alcanzados, la comunidad educativa atendida, entrega de informes a padres y superiores.
• Usuario del servicio: el estudiante, la comunidad educativa, la sociedad y el Estado.
• Proceso: los eventos pedagógicos desde la planeación, la formación colectiva del conocimiento y en cada individuo, la evaluación y la realización de los informes a padres, autoridades, superiores.
• Retroalimentación: las respuestas obtenidas tras la aplicación de los mecanismos de control, permiten una mirada estática a los estados del proceso, ayudan a encontrar la solución y acortan la distancia entre el estado actual y el propuesto (ideal). También puede decirse que es el análisis de los datos recogidos por los instrumentos aplicados en las diferentes evaluaciones, administrativas, al desempeño docente, a los aprendizajes de los estudiantes, a la utilización de los recursos, a la gestión institucional.
• Entorno (medio): también denominado contexto educativo, la comunidad a la que pertenece la institución educativa, el barrio, la vereda, el municipio, el departamento pero además, las instituciones del sector productivo que tengan incidencia en la escuela o la escuela en ellas; las instituciones de carácter religioso y los gremios o agrupaciones, cooperativas, clubes, Acción Comunal, Defensa Civil, Policía, Cruz Roja.
• Fronteras: las fronteras que circunscriben el sistema de una escuela, se establecen en el servicio que presta, generalmente se encuentran limitadas a la comunidad educativa a la que pertenece y se amplían dependiendo de la extensión social que logre promover. Escuela de padres, escuelas dominicales, de fin de semana o nocturnas, extensión comunitaria, campeonatos deportivos intercolegiales o interclubes.

La Institución educativa ya no debe limitarse únicamente a estudiar su sistema, sino a reconocer la existencia de un suprasistema en el cual está inmersa y actúa. También es necesario estudiar los elementos que la caracterizan y definen como institución educativa: los fines, objetivos, estrategias; el sistema humano: maestros, estudiantes, administrativos, padres, personas de la comunidad; la tecnología de que dispone, el entorno y la cultura. Reconociendo que es producto de cómo piensan y actúan los miembros de la comunidad. Por lo tanto, identificar la manera de actuar de los subsistemas operantes en ella le permitirá desenvolverse mejor, ya que no cabe duda que la manera de actuar de las organizaciones sea directamente proporcional a la forma de trabajar de las personas que en ella se encuentran.

Muchas veces la actitud del personal docente de una institución educativa es derrotista, quejumbrosa y desalentadora, opinando casi siempre que se encuentra esta actitud, que es culpa del Estado porque no envía a tiempo las partidas, los planes, las actualizaciones o capacitaciones y los programas que permitirían responder adecuadamente a la comunidad para aliviar en algo sus problemas. O por el contrario que no permite estudiar, apropiarse de una norma para luego cambiarla e implantar otra. Pero seamos realistas, las políticas y la legislación no crearon los problemas de los salones de clases o de las instituciones educativas, por lo tanto no los van a resolver. 

Las dificultades que afrontan las escuelas (al igual que las demás organizaciones) se derivan en mucho de la forma de pensar del material humano que en ella labora, sufren la influencia de los modelos mentales y el tipo de relaciones que existen en el sistema en todos los ámbitos, desde el maestro y el estudiante hasta las entidades gubernamentales que las supervisan. Por lo tanto si queremos modificar, para mejorar, un sistema escolar, es indispensable develar cómo piensan y cómo actúan los diferentes actores de la comunidad educativa antes de implantar un nuevo código de reglas. Porque al contrario de lo planeado las nuevas políticas y las nuevas reglas se utilizarán momentáneamente y luego sencillamente se disolverán y la institución volverá después de un tiempo a sus viejos hábitos.

Por ello, no es deseable pensar que con sólo hacer gestión para conseguir un aula de informática y la llegada de diez o doce computadores a la institución se ha logrado que la comunidad educativa integre las TIC a su labor diaria tanto en lo que concierne a la administración como a la pedagogía y la didáctica. Para ello se deben reconocer los hechos que motivaron y que se motivan a partir de la llegada de estas tecnologías, ¿Cuál es la causa y cuál es el efecto de su llegada? Los patrones y tendencias que se estaban aplicando, los modelos mentales de la comunidad, las estructuras sistémicas que se reorganizan. ¿Cuáles deben permanecer, cuáles deben modificarse? ¿Qué hacer de ahora en adelante?

Las fronteras del sistema después de la pandemia

Si algo puso a prueba, en la práctica, la definición de "fronteras" de la institución educativa, fue la pandemia. Anteriormente las fronteras podían concebirse como algo esencialmente físico: el barrio, la vereda, el municipio, la extensión de la escuela de padres o el campeonato interescolar. El confinamiento obligó al sistema educativo a intentar algo distinto: sostener el proceso de transformación (la enseñanza) sin el espacio físico que tradicionalmente lo contenía.

En términos sistémicos, fue un experimento no planeado de cierre parcial del sistema: las entradas y salidas tradicionales, asistencia presencial, uso del aula, interacción directa entre docente y estudiante, se vieron interrumpidas, y la institución tuvo que reconfigurar sus fronteras hacia el hogar, lo virtual y lo asincrónico para no romper el equilibrio homeostático. La reapertura posterior no significó un simple regreso al estado anterior: muchas instituciones conservaron canales híbridos, plataformas de comunicación con las familias y mecanismos de seguimiento remoto que antes no existían. El suprasistema, es decir, todo el sistema educativo, terminó por incorporar de forma permanente una frontera que antes era, en el mejor de los casos, marginal.

La inteligencia artificial como nueva entrada y transformadora del proceso

Anteriormente existían preguntas relacionadas con la llegada del aula de informática y sus diez o doce computadores, hoy el equivalente, y en varios sentidos, un desafío mayor, es la inteligencia artificial generativa. La diferencia es que la IA no entra al sistema únicamente como una entrada más, un recurso técnico que se suma a los ya existentes, sino que tiene el potencial de transformar el propio proceso: cómo se planea una clase, cómo se produce material pedagógico, cómo un estudiante investiga o redacta, y cómo un docente evalúa lo que ese estudiante entrega.

Vale la pena retomar la pregunta inicial sobre las TIC y aplicarla ahora a la IA: ¿cuál es la causa y cuál el efecto de su llegada al aula? ¿Está la institución usando la IA para automatizar tareas administrativas sin tocar el proceso pedagógico de fondo, o está permitiendo que transforme genuinamente cómo se enseña y se aprende? Los patrones y modelos mentales que antes se aplicaban a la resistencia frente a las TIC, el temor, la delegación de la responsabilidad en el Estado, la esperanza de que el problema se resuelva con la sola llegada del recurso, reaparecen hoy casi intactos frente a la IA, y merecen la misma mirada crítica que se proponía para los computadores.

Retroalimentación aumentada por datos

La definición clásica de retroalimentación, es decir, basada en el análisis de los datos recogidos por los instrumentos aplicados en las diferentes evaluaciones,  sigue siendo válida en lo conceptual, pero hoy cuenta con herramientas que antes no existían. Los sistemas de gestión escolar, los tableros de seguimiento académico y los sistemas de alerta temprana permiten a la institución observar en tiempo casi real el desempeño de sus salidas: asistencia, calificaciones, deserción, participación.

Esto no cambia la función que cumple la retroalimentación dentro del sistema, seguir siendo el mecanismo que acorta la distancia entre el estado actual y el estado deseado, pero sí cambia su velocidad y su granularidad. Un subsistema de alerta temprana puede detectar hoy, antes de que termine un periodo académico, señales de riesgo de deserción de un estudiante en particular, algo que antes solo se advertía al analizar los resultados finales. La institución que no incorpora estos mecanismos de retroalimentación aumentada no deja de ser un sistema abierto, pero sí opera con un rezago que otras instituciones de su mismo suprasistema ya no presentan.

Un suprasistema que ya no es solo nacional

La institución educativa podría  ubicarse dentro de un suprasistema educativo nacional, y esa afirmación sigue siendo cierta, aunque incompleta. Hoy la institución educativa está también atravesada por un suprasistema transnacional: estándares y evaluaciones internacionales como las pruebas PISA de la OCDE, plataformas globales de formación como Coursera o Khan Academy, y marcos de competencias digitales que circulan más allá de la legislación de un solo país influyen de manera directa en el currículo, en la formación docente y en las expectativas que la comunidad educativa tiene sobre lo que la escuela debe entregar como salida.

Esta ampliación del suprasistema no elimina al Estado ni a la legislación nacional como referentes determinantes, pero sí obliga a la institución a leer su entorno en dos niveles simultáneos: el local, que sigue siendo el que le da sentido inmediato a su función, y el global, que le impone parámetros de comparación y adaptabilidad que antes eran mucho más lejanos.

Cambiar el modo de pensar, otra vez

Cambiar nuestro modo de pensar implica cambiar constantemente de orientación. Tenemos que mirar al interior, sensibilizarnos y reconocer las verdades que siempre han estado con nosotros y de las que no teníamos conciencia, las maneras en que tomamos decisiones y le damos sentido a la vida. Pero también tenemos que mirar hacia fuera, las situaciones exógenas, mirar nuevas ideas y modos distintos de enfrentar situaciones similares a las de nuestra comunidad, lo cual nos permite aclarar las ideas para enfrentar nuestros conflictos e intenciones y, con ello, rediseñar no solo la estructura formal de nuestra institución, sino también los comportamientos y patrones difíciles de ver en las relaciones entre personas y otros aspectos del sistema, incluidos los sistemas de conocimiento.

Lo que ha cambiado no es la estructura conceptual de la teoría de sistemas aplicada a la escuela; esa sigue siendo tan útil como entonces, sino la velocidad y la naturaleza de las entradas que el entorno le exige procesar: una pandemia, una tecnología que aprende, datos que hablan casi en tiempo real y un suprasistema que ya no termina en la frontera del país. El reto sigue siendo el mismo que planteaba el cierre original: no basta con incorporar el recurso nuevo, hay que entender qué transforma realmente en el proceso.

Bibliografía

Fernández, S. (1997) La empresa y la importancia de su entorno. Revista Acta Académica. Universidad Autónoma de Centro América, Número 21.