El rol de las tecnologías en los procesos de mejoramiento (Instituciones Educativas)

Fragmento del Libro: Torres, G. y Redondo, A. (2004). Gestión en Educación. Serie Abriendo Nuestra Escuela a las TIC. Barranquilla: Fondo Editorial Uniatlántico

Las cosas han venido funcionado bien desde hace muchos años, ¿Por qué vamos a cambiarlas?. Es la aseveración típica de la resistencia al cambio, ¿Cómo administrar el impacto de una nueva tecnología al interior de una institución? ¿Cómo justificar el desequilibrio individual en pos del mejoramiento institucional?

En el momento de analizar el rol de las Tecnologías en los procesos de mejoramiento institucional, se hace necesario que miremos la aplicación que las TIC tienen en las Instituciones Educativas (IE). Estas han entrado en las IE con gran expectativa para sus actores, se les concede el poder de transformar las labores directivas, administrativas, la forma de abordar la evaluación, la entrega de informes, las tareas del aula. Pero, ¿sí es cierta esta posibilidad? 

Las Instituciones Educativas como organizaciones que aprenden deben buscar la forma de integrar las grandes ventajas que ofrecen las TIC a sus procesos y dinámicas corporativas. Es indispensable recordar que el sólo hecho de incorporarlas a la institución no garantiza que los procesos que en ella se gesten van a ser impactados de la mejor manera. 

Es innegable que hacer girar todos los procesos productivos de la organización en torno a la TIC resulta un esfuerzo que si no es concebido de manera organizada y madura, redundará en agotamiento y desperdicio de la gestión. Como consecuencia de ello el desánimo y el desgaste que se produciría puede durar tanto tiempo que no sólo se pierda la inversión sino el deseo de realizar nuevos intentos. 

Una de las estrategias que permite un mejor aprovechamiento de las tecnologías está basada en la formación permanente del personal. Formación que debe realizarse después de una etapa de investigación y de análisis de los procesos organizacionales, a modo de diagnóstico, para la realización de una planificación coherente con ellos, de tal manera que se conduzcan los objetivos de formación hacia la consolidación de un equipo que pueda atender el diseño, producción de mecanismos de gestión de los procesos administrativos, académicos y de extensión. Partiendo de la interactividad de niveles, espacios, medios, recursos y personas, reconociendo su complejidad y llevando progresivamente a la sistematización, para incrementar el desarrollo del cambio como elemento y valor en sí mismo, y por ende, los productos y resultados se verían ajustados y favorecidos desde el uso eficiente de las tecnologías.

Las opciones derivadas de la vinculación de una nueva tecnología deben ser siempre fuentes para la obtención de beneficios institucionales o ventajas competitivas que posibiliten optimizar el servicio que se ofrece en términos de calidad, cobertura y equidad, en tal sentido es factible que surjan iniciativas de mejoramiento basadas en: la reducción de costos, creación de nuevos servicios o productos, diferenciación servicios o productos y compromiso de la comunidad, entre otros.

Recordemos pues, que existen unos pasos necesarios para la incorporación de nuevas tecnologías en los procesos de mejoramiento institucional: 

1. Diagnóstico: análisis de hechos y oportunidades, reconocimiento de principios y estructura organizativa para facilitar la incorporación y la utilización eficaz de los recursos audiovisuales, informáticos y nuevas tecnologías en los sistemas de formación para determinar la necesidad de cambio. 
2. Realización de un plan de consecución de TIC. 
3. Proceso de formación del personal en la utilización de las ayudas que los medios pueden aportar al desarrollo de la organización y administración del centro y la posible influencia que las nuevas tecnologías pueden tener en la organización educativa. 
4. Implementación de la utilización de las TIC en los procesos de la IE. 
5. Evaluación del proceso.

Es sabido por todos que una de las necesidades más apremiantes en las IE es la de facilitar la formación integral y por competencias del personal que acude a ella por educación. La incorporación de las TIC trae como ventaja adicional la posibilidad de potenciar el aprendizaje a lo largo de toda la vida y no centrado exclusivamente a un período concreto: la educación básica.

La Implementación Tecnológica

El advenimiento de una tecnología a la actividad rutinaria de una organización, es y será siempre un factor de desequilibrio, capaz de generar cambios estructurales en la dinámica de los procesos, el principal reto para el equipo de dirección es la administración del cambio, es decir estructurar el proceso de forma madura y organizada, de tal forma que puedan ser asimiladas de manera productiva cada una de las etapas de impacto de la nueva tecnología. Bajo esta perspectiva que busca minimizar factores de resistencia e inestabilidad cobra especial vigencia la gestión de la implantación.

La implantación de una determinada tecnología está constituida por el conjunto sistémico de actividades tendientes a la adopción, administración y apropiación de la misma, es ampliamente aceptado que el peso organizacional de vincular una tecnología capaz de afectar el quehacer organizacional es asumido por el talento humano, en tal sentido se hace necesario identificar agentes de cambio o personas capaces de jalonar el proceso de cambio dirigido, individuos con características de liderazgo técnico y social que les permita asumir roles de facilitación, ayuda, orientación, y si fuere necesario, de control y rectificación. La principal responsabilidad de los agentes de cambio radica en asumir la bandera del proceso con una visión innovadora, capaz de resolver conflictos, minimizar el impacto negativo, planificar las actividades de adopción, asegurar la participación activa de cada uno de los actores, y sobre todo propiciar un ambiente de optimismo en donde la creatividad individual y colectiva definan lineamientos generales de acción.

La resistencia al cambio plantea toda una vorágine de situaciones que pueden determinar el éxito o fracaso de un proceso de implantación tecnológica, la experiencia ha demostrado que uno de los mecanismos para superar la condición natural de rechazar lo que afecta el equilibrio, es vincular a las personas en cada una de las etapas del proceso, de tal forma que el sentido de pertenencia y compromiso contrarresten los lastres de la resistencia. Se debe procurar el concurso de cada uno de los miembros de la comunidad desde las etapas más tempranas, es bien sabido que, entre más pronto se dé la vinculación de los actores, mayor serán sus esfuerzos por sacar adelante las iniciativas.

De otro lado, las probabilidades de éxito de una nueva tecnología, puede incrementarse si se es lo suficientemente proactivo para prever problemas potenciales en la implementación y se establecen con anticipación las estrategias correctivas pertinentes. La universalidad de la metodología de proyectos ha permitido vincular un sinnúmero de herramientas que van desde la planificación hasta el control y seguimiento de cada una de las actividades, como listas de verificación y mecanismos de identificación de requerimientos que permitan minimizar los riesgos inherentes a la naturaleza del proyecto, tales como: Listas de chequeo, Diagramas de Gantt, Ruta crítica, Flujos de caja, entre otros.

Medida del Impacto de la Tecnología

¿Cómo evaluar la medida del éxito de una determinada tecnología? Ésta ha sido y será una pregunta de difícil respuesta como quiera que los referentes de evaluación, están determinados por la óptica del evaluador, su rol dentro de la organización y la forma como la vinculación de la tecnología afecte su status quo. Sin embargo, el advenimiento de las tecnologías inherentes al tratamiento automatizado de la información, han permitido establecer unos criterios estándares para evaluar el éxito de la implementación de una tecnología que permita optimizar un sistema de información. Por lo tanto, en la medida que sea implantado se va evaluando para que el sistema pueda ser adaptado al otro tipo de vinculación tecnológica, veamos esos niveles:

1. Nivel de uso: determinado por los usuarios de la nueva tecnología, en consideración con el impacto sobre las actividades tradicionalmente relacionadas. 
2. Cumplimiento de objetivos: grado de contribución de la tecnología al cumplimiento de las metas estratégicas. 
3. Satisfacción: opinión de la comunidad sobre la calidad de la tecnología, y la forma como satisface necesidades individuales y organizacionales. 
4. Actitudes: disposición positiva de las personas hacia la utilización de la tecnología o motivación que permita superar la resistencia al cambio. 
5. Recuperación de la inversión: evaluación de la relación entre los costos y beneficios inherentes a la adquisición de la tecnología, ya sea en la medida en que reducen costos o que permiten incrementar los ingresos operacionales.