La dirección de proyectos ya no puede entenderse como la aplicación rígida de procesos estandarizados. La creciente complejidad de los entornos organizacionales, los avances tecnológicos, la diversidad de culturas y formas de trabajo, y la necesidad de generar valor en ciclos cada vez más cortos exigen una nueva mentalidad. Bajo este contexto, la séptima edición de la Guía del PMBOK® (7a. Ed.) introduce un concepto transformador: la adaptación como principio rector de la gestión moderna.
¿Qué significa “adaptar” en dirección de proyectos?
Según la Guía del PMBOK®, adaptar es ajustar deliberadamente
el enfoque, la gobernanza y los procesos del proyecto para que sean adecuados
al contexto específico en que se ejecuta. Esta no es una tarea mecánica, sino
un ejercicio de pensamiento estratégico y liderazgo contextual, que toma en
cuenta, entre otros, factores tales como:
- El enfoque de desarrollo (predictivo, ágil, híbrido).
- Las características del producto o servicio.
- El entorno organizacional.
- La cultura del equipo.
- El grado de riesgo.
La Guía deja en claro que la adaptación no es opcional, sino esencial: “No existe un enfoque único que pueda ser aplicado a todos los proyectos todo el tiempo.”
¿Por qué es fundamental adaptar?
Adaptar nos permite responder de forma adecuada a las
realidades únicas de cada proyecto, sin caer en el error de seguir modelos
preestablecidos de forma acrítica. Las razones para adaptar incluyen:
- Optimización del valor entregado: permite concentrarse en lo que realmente importa.
- Reducción de costos innecesarios: evita aplicar procesos que no generan valor.
- Mayor compromiso del equipo: al participar en la construcción del enfoque, los equipos se sienten parte activa del éxito.
- Enfoque centrado en el cliente: adaptar es también escuchar y responder mejor a las expectativas de los interesados.
- Eficiencia organizacional: se alinean los proyectos con la cultura, madurez y estructuras existentes.
En otras palabras, adaptar es la vía para hacer que la gestión de proyectos deje de ser una camisa de fuerza y se convierta en una herramienta estratégica flexible y poderosa.
¿Qué puede ser adaptado?
La Guía del PMBOK® Séptima Edición identifica varias áreas
que se pueden (y deben) adaptar. A continuación, se resumen las más relevantes:
1. Ciclo de vida y enfoque de desarrollo
Seleccionar si el proyecto usará un ciclo predictivo,
incremental, iterativo, ágil o híbrido es una decisión de adaptación crítica.
Un ejemplo: un proyecto de construcción puede requerir un enfoque predictivo
para la obra física, pero uno iterativo para la instalación de sistemas
tecnológicos.
2. Procesos
Los procesos pueden ser agregados (cuando se requiere más rigor), modificados (para ajustarse a una necesidad particular), eliminados (si no agregan valor), combinados (para mejorar eficiencia), o alineados (cuando se busca coherencia entre diferentes disciplinas).
3. Involucramiento
Esto incluye decisiones sobre quién participa, cómo se empodera al equipo y cómo se integran personas internas o externas. Adaptar el involucramiento permite, por ejemplo, decidir cuánta autonomía se delega a equipos remotos o interdisciplinarios.
4. Herramientas
La selección de software, plataformas y equipamiento también
es parte de la adaptación. A menudo, los equipos conocen mejor qué herramientas
usar, aunque deben equilibrar necesidades técnicas con restricciones
organizativas.
5. Métodos y artefactos
Desde los formatos de actas hasta los tableros kanban o las
plantillas de validación, todos los medios de trabajo pueden ser adaptados para
alinearse con el entorno del proyecto y la cultura de la organización.
El proceso de adaptación: cuatro pasos clave
Como se señala en la Sección 2.5 de El Estándar para la Dirección de Proyectos, los proyectos existen en entornos que pueden influenciarlos. Es necesario analizar y comprender el entorno del proyecto antes de la adaptación. La adaptación suele comenzar con la selección de un enfoque de desarrollo y ejecución, adaptándolo a la organización, adaptándolo al proyecto y luego aplicando su mejora continua. Estos pasos del proceso se muestran en Figura 1. (PMI, 2021).
Figura 1. Detalles de los Pasos en el Proceso de Adaptación
Se propone un enfoque estructurado para la adaptación, que incluye las siguientes fases:
1. Seleccionar el enfoque de desarrollo inicial
Se analiza si el proyecto necesita un enfoque predictivo,
adaptativo o híbrido. Aquí se pueden usar herramientas como filtros de idoneidad,
que cruzan cultura, equipo y naturaleza del producto.
2. Adaptar para la organización
Las decisiones deben alinearse con la gobernanza
organizacional, las políticas de calidad, las metodologías corporativas y las
capacidades de la PMO (Oficina de Proyectos) o la VDO (Oficina de Entrega de
Valor). Adaptar sin romper la coherencia estratégica es vital. (Figura 2).
Figura 2. Evaluación de los Factores de la Organización y del Proyecto al Adaptar
3. Adaptar para el proyecto
Aquí se analizan tres dimensiones principales:
- Producto: complejidad, estabilidad de requisitos, criticidad, nivel de innovación.
- Equipo: tamaño, distribución geográfica, experiencia, acceso al cliente.
- Cultura: grado de empoderamiento, aceptación del enfoque, nivel de confianza organizacional.
4. Implementar la mejora continua
Adaptar no es algo que se hace una vez y se olvida. La
mejora continua es el corazón de la adaptación efectiva. A través de
retrospectivas, revisiones de fase y análisis de resultados, el enfoque de
gestión se debe ir refinando a lo largo del ciclo de vida.
Adaptación por dominios de desempeño
La séptima edición abandona los grupos de procesos clásicos
y organiza la dirección de proyectos en dominios de desempeño. Cada dominio
también puede (y debe) ser adaptado. Algunos ejemplos:
- Interesados: ¿Cómo ajustar las estrategias de comunicación si hay múltiples idiomas, zonas horarias o culturas?
- Equipo del proyecto: ¿Es un equipo remoto o co-ubicado? ¿Hay diversidad funcional o cultural?
- Entrega: ¿Se pueden liberar entregables por iteraciones? ¿Se requiere cumplimiento de normas de calidad específicas?
- Enfoque de desarrollo y ciclo de vida: Seleccionar un enfoque adaptativo o estructurado según el nivel de incertidumbre, normativas y posibilidad de entregas iterativas.
- Planificación: Adaptar la planificación al riesgo, contexto cultural y criterios de éxito definidos mediante métricas alineadas al valor esperado.
- Trabajo del proyecto: Organizar el trabajo considerando la diversidad y localización del equipo, fomentando coordinación efectiva y ejecución flexible.
- Incertidumbre: ¿Qué tan alto es el riesgo? ¿Se necesita una gestión detallada o basta con un enfoque liviano?
- Métricas: ¿Cómo se medirá el éxito? ¿Qué indicadores reflejan realmente el valor generado?
Reflexión final: Adaptar es liderar con intención
Adaptar no significa improvisar. Significa diseñar
intencionadamente una arquitectura de gestión que tenga sentido para el
proyecto, para el equipo y para la organización. Los líderes de proyectos del
siglo XXI ya no se definen por seguir un manual, sino por su capacidad de
interpretar el contexto, evaluar opciones, tomar decisiones acertadas y
fomentar entornos colaborativos y resilientes.
Referencias
- Project Management Institute. (2021). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (7ª ed). Pennsylvania: PMI Publications.
- Redondo, A. (2016). Áreas de Conocimiento de la Dirección (Gestión) de Proyectos. http://alredsa.blogspot.com.co/2016/02/areas-de-conocimiento-de-la-direccion.html
